Nature du document
Les présents articles sont tirés de la Politique de gestion des renseignements personnels et de sécurité des actifs informationnels qui est un document interne. La présente Politique est quant à elle destinée au site web donc accessible au public. Certains articles de la politique interne ont été retirés aux fins de la présente Politique puisqu'ils n'étaient pas pertinents pour le public ou non requis aux fins d'une politique de site web. Certaines modifications mineures aux articles originaux ont été apportées ici puisque la loi encadre davantage la politique présentée au public que l'outil interne.
Préambule
La Société de gestion FARPOPQ (ci-après la « Société ») est l’organisme constitué par l’Ordre des pharmaciens du Québec (ci-après l’ « Ordre ») afin d’assurer le traitement de ses opérations d’assurance.
La Société adopte la présente Politique de gestion des renseignements personnels et de la sécurité des actifs informationnels (ci-après la « Politique ») dans le cadre de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1) et le Code des professions (L.R.Q., c.C-26) (ces lois étant collectivement désignées la « Loi »).
1. Définition
Les mots « renseignement personnel » s’entendent de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier, notamment le nom, le numéro de membre, l’âge, le sexe, l’adresse, le numéro de téléphone et l’identité de son employeur ainsi que tout renseignement sensible tel que les données médicales, biométriques ou autres renseignements de même nature.
2. Le responsable de la protection des renseignements personnels
La directrice générale de la Société est responsable de l’application de la présente Politique et est également responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la Société. Ses coordonnées sont les suivantes :
Brigitte Corbeil, MBA, ASC,
Directrice générale
Fonds d'assurance responsabilité professionnelle de l'Ordre des pharmaciens du Québec
500 Place d'Armes, bureau 1405
Montréal (Québec) H2Y 2W2
Tél: 514.281.0300
Courriel : administration@farpopq.com
3. Constitution des dossiers des assurés et des tiers
La Société s’engage à ce que l’objet de la constitution du dossier soit inscrit au dossier.
Seuls les renseignements personnels pertinents à l’objet du dossier pour lequel ils sont nécessaires seront recueillis.
La Société conserve un dossier et les renseignements personnels afférents pour la période nécessaire aux fins pour lesquels il a été constitué et les renseignements ont été recueillis et en tenant compte de ses obligations légales en matière de rétention de telles informations.
4. La collecte, la détention, l’utilisation et la confidentialité des renseignements personnels
Lorsqu’il est nécessaire de le faire, la Société s’assure d’obtenir un consentement à la collecte, à l’utilisation, au traitement et à la détention des renseignements personnels conformément à la présente Politique. Les renseignements personnels sont également collectés en raison de la constitution d’un dossier de réclamation ou en conformité avec les exceptions au consentement prévues par la Loi. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus.
Les renseignements personnels sont détenus d’une telle façon que leur caractère confidentiel soit préservé, et ce, sans égard au support sur lequel ils se trouvent.
Les renseignements détenus par la Société doivent être à jour et exacts au moment où elle les utilise pour prendre une décision relative à la personne concernée.
5. L’accès aux renseignements personnels
L’accès aux renseignements personnels détenus par la Société s’effectue conformément à la Loi. Les personnes suivantes ont un droit d’accès aux renseignements personnels détenus par la Société :
la personne concernée;
le représentant ou le mandataire de la personne concernée à la condition d’avoir eu le consentement écrit de la personne concernée. Une copie de cette autorisation doit être transmise à la personne responsable des demandes d’accès avant que les renseignements ne soient communiqués.
À la condition que les renseignements demandés soient nécessaires à l’exercice des fonctions qu’elles occupent ou à l’exécution d’un mandat, les personnes suivantes ont également droit d’accès au dossier, sans le consentement de la personne concernée :
a) le procureur de la Société;
b) le procureur général, si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
c) un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement requis est nécessaire aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
d) toute personne ou tout organisme, si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de services ou d’entreprise confié par la Société;
e) toute personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.
6. Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
La Société s’assure de bénéficier des ressources nécessaires afin de répondre aux demandes concernant l’accès, la correction, le retrait ou toute autre question ou demande d’accompagnement concernant leurs renseignements personnels. De telles demandes doivent être traitées dans les 30 jours suivant leur réception.
7. Procédure pour une demande d’accès ou de rectification au dossier
La demande d’accès peut être verbale ou écrite. La demande doit être suffisamment précise pour identifier le requérant ainsi que les renseignements auxquels il veut avoir accès.
Si une demande verbale est formulée, le requérant doit être informé que seules une demande écrite et une décision rendue sur celle-ci sont susceptibles de révision en vertu des dispositions législatives applicables.
La demande doit être adressée à la personne responsable de l’accès pour la Société, à savoir la directrice générale. Si la demande concerne des renseignements détenus par l’Ordre, notamment ceux relatifs au Registre des membres, la demande sera transmise à l’Ordre et sera dès lors traitée par ce dernier.
Toute personne peut faire corriger au dossier qui la concerne, les renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques, et faire supprimer les renseignements périmés ou non justifiés par l’objet du dossier.
Seuls les renseignements factuels et objectifs peuvent faire l’objet d’une demande de rectification ou de suppression. La personne concernée peut cependant formuler des observations et exiger qu’elles soient versées au dossier à l’égard des opinions, jugements ou commentaires qui s’y trouvent.
La rectification doit être notifiée sans délai à toute personne qui a reçu les renseignements inexacts, périmés ou non justifiés dans les six (6) mois précédents.
8. Réponse à une demande d’accès ou de rectification au dossier
La personne responsable de l’accès, ou toute autre personne qu’elle désigne, doit contacter le requérant afin de s’enquérir des motifs pour lesquels il fait une demande d’accès, vérifier l’identité de cette personne et déterminer si elle détient les autorisations nécessaires.
Un accusé de réception sera transmis au requérant, dans lequel la date de réception de la demande sera indiquée, ainsi que le délai dont la Société bénéficie pour y répondre.
Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsque le requérant le requiert, la personne responsable de l’accès doit prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés.
Une réponse écrite doit être transmise dans les vingt (20) jours de la réception de la demande ou, si ce délai est susceptible d’affecter les opérations de la Société, dans un délai maximal de trente (30) jours. À défaut de réponse, la Société est réputée avoir refusé d’y acquiescer.
Le refus de faire suite à la demande du requérant doit être notifié par écrit, et les motifs sur lesquels ils sont fondés doivent y être indiqués. Ce refus doit de plus comporter une indication quant au mécanisme de révision.
Le requérant peut, dans les trente (30) jours de la date de la décision ou de l’expiration du délai dont bénéficiait la Société pour répondre à la demande, s’adresser à la Commission d’accès à l’information afin de faire une demande de révision.
8.1. Demande de renseignements visant un tiers
Si la demande d’accès n’émane pas de la personne concernée ou ne découle pas de l’application d’une loi, la Société doit donner avis à cette dernière du fait qu’une personne ou un organisme demande d’avoir accès à de l’information la concernant. La Société doit informer la personne ou l’organisme qui fait la demande de l’avis donné à la personne concernée.
L’avis à la personne concernée est transmis par courrier dans les vingt (20) jours qui suivent la date de la réception de la demande d’accès. Cet avis doit fournir à cette personne l’occasion de présenter des observations écrites.
La personne concernée peut présenter ses observations dans les vingt (20) jours qui suivent la date où elle a été informée de la demande d’accès à des renseignements qui la concernent. À défaut de le faire dans ce délai, elle est réputée avoir consenti à ce que l’accès soit donné aux documents ou aux renseignements.
9. Motifs de refus
La Société peut refuser de donner accès à des renseignements personnels qu’elle détient si :
ces documents sont visés par le secret professionnel au sens de l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12) ou le privilège relatif au litige;
la communication des renseignements qu’elle détient peut avoir effet sur une procédure judiciaire ou quasi judiciaire, qu’elle ait été déposée ou qu’elle soit potentielle;
ces renseignements comportent une analyse ou des conclusions de nature juridique portant sur l’application d’un droit à un cas en particulier ou pour tout autre motif prévu par une loi ou par la jurisprudence.
La Société doit refuser de donner communication d’un renseignement personnel concernant une personne lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers. La Société peut cependant communiquer un tel renseignement personnel si le tiers y consent.
10. Frais exigibles du requérant
L’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit sous réserve des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission que la Société peut exiger. La Société informe le requérant de ces frais avant la communication et le requérant doit les acquitter à l’avance. L’importance des frais est déterminée par le conseil d’administration de la Société.
11. Conservation et destruction des documents renfermant des renseignements personnels
La Société conserve les renseignements personnels conformément au cadre posé par la Loi.
Lorsque la conservation d’un renseignement personnel n’est plus nécessaire en fonction de l’objet pour lequel il a été recueilli, et sous réserve de la durée de conservation prévue par la Loi, la Société assure sa destruction d’une manière qui protège le caractère confidentiel du renseignement et son importance.
En ce qui concerne les dossiers liés à une réclamation, les renseignements personnels seront anonymisés. Le dossier est conservé par la Société à des fins d’évaluation de la sinistralité.
12. Modifications à cette Politique
Cette Politique peut être mise à jour périodiquement en fonction des changements apportés aux pratiques de la Société en matière de protection des renseignements personnels conformément aux exigences de la Loi. La Politique révisée sera publiée sur le site web de la Société. Les renseignements personnels sont traités conformément à la Politique en vigueur au moment de la collecte de ces renseignements, ou de la manière convenue avec la personne concernée. Si des changements sont apportés à la présente Politique, la Société publiera une version modifiée de cette dernière sur le site web dès que possible après la mise à jour.
13. Pour nous joindre
Pour toute question sur la présente Politique, il est possible de communiquer avec la Société aux coordonnées indiquées à l’article 2 des présentes.